F I S I O M E D I C A

Política de Tratamiento de Datos Personales

FISIOMEDICA S.A.S. (en adelante “FISIOMEDICA”) es respetuosa del uso de los datos personales de sus socios, proveedores, clientes, empleados, y cualquier otra persona natural de la cual FISIOMEDICA obtenga y/o trate información personal (en adelante los “Titulares”). Por consiguiente, en la presente política de protección y tratamiento de datos personales (en adelante la “Política”) se establecen las finalidades de nuestras bases de datos, así como los mecanismos con que cuentan los titulares para reclamar, conocer, actualizar, rectificar o suprimir los datos suministrados o revocar la autorización de uso de sus datos.
La presente política, tiene por objeto proteger ese derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos de propiedad de FISIOMEDICA o cuyo tratamiento ha sido encargado FISIOMEDICA y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refieren los artículos 15 (derecho a la intimidad) y 20 (derecho a la información) de la Constitución Política de Colombia.
La presente Política se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje FISIOMÉDICA, tanto de sus clientes, proveedores, trabajadores, entre otras personas que suministren datos susceptibles de tratamiento a FISIOMÉDICA.
En cumplimiento de los deberes legales y reglamentarios establecidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto Único 1074 de 2015, FISIOMÉDICA., sociedad identificada con NIT. 890.317.851-2, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., expide la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
El responsable del tratamiento de los datos personales de los titulares es la sociedad FISIOMEDICA S.A.S., identificada con el NIT. 890.317.851-2, ubicada en la Av Cll 80 # 69-70 Bodega 38, Bogotá D.C. Colombia, correo electrónico: servicioalcliente@fisiomedica.com.
DEFINICIONES
Para los efectos de esta política, a continuación se expondrán las siguientes definiciones de las palabras o expresiones que con mayor utilidad se emplearán:
1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
5. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
6. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
9. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
10. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
11. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
12. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable
AUTORIZACIÓN Y FORMA DE RECOLECCIÓN
FISIOMEDICA S.A.S., podrá solicitar la debida información a los titulares o recolectar los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de las bases de datos, una vez cuente con la autorización previa, expresa e informada de los titulares de los Datos Personales, la cual podrá darse: i) por escrito, ii) de forma oral, o iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, no siendo en ningún caso viable pensar que el silencio del titular es una conducta inequívoca.
USO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES RECABADOS POR FISIOMEDICA
USO Y FINALIDAD
FISIOMEDICA para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales podrá recolectar, almacenar y usar los datos personales para los siguientes fines:
1. Realizar actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad, a través de diferentes medios tales como: visitas personales a clientes, telemercadeo y el envío de la información por medios físicos y electrónicos;
2. Facilitar al cliente información que le permita acceder a ofertas, promociones, descuentos, lanzamientos;
3. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con clientes, proveedores y empleados;
4. Informar sobre cambios de nuestros productos y/o servicios;
5. Evaluar la calidad de los productos y/o servicios y medir la satisfacción del cliente;
6. Socializar políticas, programas, resultados y cambios organizacionales;
7. Analizar la información para desarrollo e implementación de estrategias comerciales o de marketing, así como para diseñar, implementar y desarrollar, programas, proyectos y eventos;
8. Contactar al titular, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos para actividades relacionadas con las aquí autorizadas;
9. Facturación electrónica;
10. Dar a conocer, transferir y/o trasmitir los datos personales dentro y fuera del país a las compañías matrices, filiales o subsidiarias de FISIOMEDICA o a terceros como consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios de computación en la nube, con las mismas limitaciones y derechos;
11. Transferir y/o trasmitir datos personales sensibles a las entidades públicas competentes, ya sea en virtud de mandato legal u orden judicial o administrativa, con ocasión o sospecha de eventos adversos que haya tenido conocimiento FISIOMEDICA, relativos a reclamaciones técnicas u otros.
12. Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada en una o varias bases de datos, en el formato que FISIOMEDICA estime más conveniente;
13. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, podrán consultar la información personal que repose de ellos en las Bases de Datos. FISIOMEDICA S.A.S., deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se podrá formular por medio de comunicación escrita que se deberá radicar directamente o con poder debidamente otorgado y con presentación personal ante Notaría, en la dirección del domicilio principal en la Av. Calle 80 # 69 – 70 Bodega 38 – Bogotá o por medio electrónico en la dirección servicioalcliente@fisiomedica.com
CONTENIDO DE LAS SOLICITUDES DE CONSULTAS, RECLAMOS, QUEJAS, PETICIONES Y REVOCACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN
La solicitud deberá ser enviada a la dirección de correo electrónica establecida en la presente política y deberá contener como mínimo: el nombre completo del Titular, su número de identificación, dirección física, correo electrónico, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud y los documentos que quiera hacer valer.
El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS
El Titular podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, las consultas a través del correo electrónico:  servicioalcliente@fisiomedica.com
En cualquier caso, las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, antes del vencimiento de los diez (10) días hábiles, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS, REVOCACIÓN DE AUTORIZACIÓN, RETIRO O SUPRESIÓN DE LAS BASES DE DATOS.
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante FISIOMEDICA S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
a.  El reclamo se podrá formular por medio de comunicación escrita que se deberá radicar en la dirección del domicilio principal en la Av. Calle 80 # 69 – 70 Bodega 38 – Bogotá o por medio electrónico en la dirección servicioalcliente@fisiomedica.com, deberá contener la identificación del Titular (o legitimación si actúa en representación de alguien), la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud, la dirección de notificación, declarar si la revocación es respecto a la totalidad de las finalidades o solamente sobre algunas y los documentos que sustente su solicitud. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de diez (10) días hábiles e informará de la situación al interesado.
b. La solicitud será atendida en un término máximo de vente (20) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su reclamo, el cual en ningún caso podrá superar los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término
c. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
La revocación del consentimiento no procederá en aquellos casos en los que el tratamiento de la información personal sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal.
INFORMACIÓN Y DATOS DE MENORES DE EDAD
FISIOMEDICA no almacena ni utiliza datos personales de menores de edad. Sin embargo, en caso de hacerlo dicho tratamiento se hará dentro del marco establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes y con la previa autorización de los padres o tutores legales. Se aclara que, en cualquier caso, la respuesta a preguntas sobre información de niños, niñas y adolescentes será de carácter facultativa.
En el desarrollo de su labor FISIOMEDICA S.A.S., NO PRESTA SUS SERVICIOS A PERSONAS QUE SE IDENTIFIQUEN COMO MENORES DE EDAD. Para el caso en específico, requerirá que la asesoría la solicite su Representante Legal.
DATOS SENSIBLES.
FISIOMEDICA podrá almacenar o utilizar datos personales sensibles, relacionados con la salud del Titular de los Datos Personales. Sin embargo, en los casos que se requiera hacer un tratamiento de datos personales sensibles, se hará respetando los principios establecidos en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 por lo cual se informa que el Tratamiento de estos Datos Personales está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular. En todo caso, la respuesta a preguntas sobre información sensible será de carácter facultativa.
MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES.
FISIOMEDICA buscan proteger los datos de los Titulares en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, proporcionará las medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance para efectos de minimizar los riesgos en cualquier uso indebido de sus bases de datos, buscando siempre la manera de brindar una protección mayor y más eficiente a la información. Sin embargo, FISIOMEDICA no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento. FISIOMEDICA exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.
TRATAMIENTOS DE BASES DE DATOS CON DATOS SENSIBLES:
Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

a. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
b. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
c. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
d. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
e. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
VIGENCIA.
La presente política rige a partir del día 1 de septiembre de 2020. Toda actualización una vez aprobada, será oportunamente divulgada con los titulares de los datos.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.
DURACIÓN DE LOS DATOS EN LAS BASES DE DATOS:
La información es mantenida en las respectivas bases de datos durante 20 años.